Abonnés aux documents imprimés de la Commission
La Commission détient des listes d’abonnés (11) auxquels elle fait parvenir ses documents imprimés. Dix (10) de ces listes contiennent uniquement des renseignements personnels à caractère public à savoir, les coordonnées au travail. La onzième liste contient des noms de personnes désireuses de recevoir les publications de la Commission à leur adresse privée. Le nom d’une personne est retiré de la liste soit à sa demande, soit lors du retour d’un envoi (mauvaise adresse ou déménagement). Le personnel de secrétariat, l’agente d’information, l’analyste et l’opérateur en informatique ont accès à ces fichiers.
Abonnés au bulletin de veille de la Commission
La personne qui souhaite être informée électroniquement de la parution des bulletins de veille mensuels de la Commission doit en faire la demande et son nom est alors ajouté à la liste des abonnés. Actuellement, cette liste comprend quelques 150 noms et dans plus de 80% des cas, l’adresse courriel fournie est celle au travail. Comme c’est le cas pour les listes des abonnés aux documents imprimés, le nom d’une personne est retiré soit à sa demande, soit lors du retour d’un envoi qui n’a pas été transféré dans la boîte de courriels de l’abonné pour cause de mauvaise adresse. L’agente d’information, l’analyste et l’opérateur en informatique ont accès à ce fichier.