Politique de confidentialité

Toute personne qui transmet des renseignements personnels à la Commission par un moyen technologique (site Web et courriel). Cette politique s’applique à vous si :

• vous communiquez avec la Commission par courriel à partir des adresses courriel disponibles sur son site Web;
• vous remplissez le formulaire de contact disponible sur le site Web;
• vous remplissez le formulaire d’inscription à titre d’expert disponible sur le site Web.

La Commission dispose également d’un portail numérique qui permet l’échange de documents avec les collèges ainsi qu’avec les experts qui collaborent à ses travaux. Ce portail établi dans SharePoint agit comme un extranet et n’est accessible que par accès réservé. La Commission s’est dotée d’une procédure spécifique qui prévoit l’ensemble des normes en vigueur concernant l’utilisation de ce portail numérique. Celle-ci est communiquée à tous les intervenants concernés. Enfin, seul le personnel autorisé de la Commission peut accéder aux  documents qui y sont déposés.

• Utilisation des témoins de navigation

Le site Web de la Commission d’évaluation de l’enseignement collégial n’utilise pas de témoins à des fins de profilage, d’identification ou de géolocalisation, sauf si l’utilisateur y consent explicitement.

Les témoins de navigation dits nécessaires sont essentiels aux fonctionnalités du site Web. Sans leur activation, ce dernier ne saurait opérer conformément aux attentes. Ces témoins de navigation ne conservent aucune information permettant une identification personnelle.

Plus spécifiquement, il s’agit de :

• WpEmojiSettingsSupports : ces témoins de navigation vérifient la compatibilité des émojis. Ils peuvent rester dans l’ordinateur de l’internaute qui a consulté le site pendant 15 semaines ou durant une session.
• Cookieyes-consent : ces témoins de navigation mémorisent les préférences de consentement des utilisateurs. Ils peuvent rester dans l’ordinateur de l’internaute qui a consulté le site durant une année.

Les témoins de navigation dits analytiques permettent d’analyser l’achalandage du site. Plus spécifiquement, il s’agit de :

• Cookie_ga : ce type de témoin est utilisé par Google Analytics pour analyser l’achalandage du site. Il permet de recueillir des données de manière anonyme (ex. : nombre de visiteurs, taux de rebond, source de trafic) sans partager avec des tiers des informations identifiables. Il peut rester dans l’ordinateur de l’internaute qui a consulté le site durant 13 mois et quatre jours.

L’outil Google Analytics est configuré pour ne pas collecter de renseignements personnels ni transmettre de données à des serveurs tiers, notamment à des fins publicitaires.

• Échange d’informations automatisées lors de la navigation

Quand vous naviguez sur le site Web de la Commission, certaines informations techniques sont automatiquement échangées entre les appareils utilisés et le serveur, sans intervention d’une des parties. Ces données incluent :

• le nom de domaine Internet et l’adresse IP utilisés quand vous vous rendez sur le site ;
• le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés ;
• la date et l’heure de votre visite ;
• les pages consultées ;
• l’adresse du site référent, quand vous vous rendez sur le site Web de la Commission à partir d’un autre site.

Cet échange est nécessaire pour assurer la compatibilité des fichiers transmis avec les équipements. Par ailleurs, le fournisseur de services Internet de la Commission recueille certaines de ces données à des fins statistiques, notamment pour mesurer la fréquentation du site, identifier les pages les plus visitées, les technologies utilisées par les visiteurs, les sites référents et la provenance géographique des utilisateurs.

• Informations collectées quand vous transmettez un courriel à partir des adresses courriel disponibles sur le site Web

Lorsque la Commission reçoit un courriel dans ses boîtes courriel génériques, elle ne collecte que les renseignements qui lui sont alors fournis, soit l’adresse courriel du demandeur et les autres coordonnées qu’il lui communique librement (nom, numéro de téléphone, etc.). Ces renseignements servent uniquement à traiter la demande et ne sont conservés que pour une durée limitée.

• Informations collectées quand vous remplissez les formulaires disponibles sur le site Web

La Commission utilise deux types de formulaire sur son site Web : le formulaire de contact et le formulaire d’inscription des experts.

En ce qui concerne le formulaire de contact, seuls les renseignements indispensables au traitement de la demande sont collectés à savoir : nom, coordonnées, sujet et contenu de la demande. Ces renseignements ne servent qu’aux fins de traitement de la demande. L’accès à ces données est strictement réservé au personnel autorisé, sous la supervision de la directrice et secrétaire générale. Aussi, les informations ne sont conservées que pour une durée limitée.

Quant au formulaire d’inscription des experts, seuls les renseignements indispensables au recrutement des candidats sont collectés à savoir : nom, coordonnées, données professionnelles, informations liées à l’expérience en évaluation et en assurance qualité du candidat, motivation et intérêts, disponibilité et autorisation, le cas échéant. Ces renseignements servent à la gestion des mandats.

L’accès à ces données est strictement réservé au personnel autorisé, sous la supervision de la directrice et secrétaire générale. Aussi, elles sont conservées pour une période déterminée suivant la dernière participation de l’expert à une activité de la Commission.

Notre site propose des liens pertinents vers d’autres sites. Le site lié est alors présenté dans une nouvelle fenêtre. Il est à noter que les renseignements échangés ne sont plus assujettis à notre politique de confidentialité, mais plutôt à celle du site lié, le cas échéant.

Nous utilisons vos renseignements personnels à des fins précises, qui sont liées à la raison de leur collecte.

Nous conservons ceux-ci le temps nécessaire pour remplir nos obligations et dans le respect de notre calendrier de conservation.

Notre personnel

Nous exerçons une gestion stricte des accès à vos renseignements personnels. Seuls les membres du personnel dont les fonctions nécessitent d’y accéder sont autorisés à les consulter, les utiliser ou les communiquer.

Nos mesures de sécurité

• Nous avons mis en place des mesures de sécurité technologiques et physiques adaptées à la confidentialité de vos renseignements personnels.
• Accès sécurisés à nos ressources informationnelles par des mécanismes d’authentification gouvernementaux avec des mesures de sécurité de haut niveau
  (verrouillage de nos locaux et cartes d’accès).

Durée limitée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels pour la durée nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles nous les avons recueillis. Par la suite, nous appliquons le délai légal prévu dans notre calendrier de conservation pour ce type de renseignements.

Nous appliquons les mesures de protection requises tant et aussi longtemps que nous conservons ceux-ci.

Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles nous les avons recueillis, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les situations où la loi nous autorise à ne pas redemander de consentement.

La Commission peut communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organismes, si cela est nécessaire pour l’exercice de sa mission et de ses obligations. Selon la situation, il peut être nécessaire de communiquer vos renseignements aux organismes et personnes suivantes :

• le ministère de l’Enseignement supérieur ;
• le ministère de la Cybersécurité et du Numérique ;
• le Protecteur du citoyen ;
• le Secrétariat du Conseil du trésor ;
• à une personne ou un organisme chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois ;
• à une personne ou un organisme, dans les cas précis prévus à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

Ces échanges, le cas échéant, sont réalisés dans un cadre légal strict, avec des mesures assurant la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données.

Vous pouvez nous contacter afin d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également les faire rectifier, s’ils sont inexacts et vous avez la possibilité de retirer votre consentement quant à leur conservation par la Commission.

Pour ce faire, vous devez adresser une demande à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de la Commission.

Madame Nathalie Savard
Directrice et secrétaire générale
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Commission d’évaluation de l’enseignement collégial
888, rue Saint-Jean, 4^e étage, bureau 400
Québec (Québec) G1R 5H6
Téléphone : 418 644-8028
Courriel : secretariatgeneral@ceec.gouv.qc.ca

De plus, si vous avez des questions concernant notre politique ou que vous souhaitez formuler une plainte relative au traitement de vos renseignements personnels, nous vous invitons également à communiquer avec cette personne.