Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Comme tous les organismes publics québécois, la Commission d’évaluation de l’enseignement collégial doit se conformer à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1). Aussi appelée « Loi sur l’accès », elle poursuit deux grands objectifs :
- garantir à toute personne le droit d’avoir accès aux documents des organismes publics dans la mesure prévue par la Loi;
- assurer la confidentialité des renseignements personnels détenus par un organisme public et accorder notamment à toute personne le droit d’avoir accès aux renseignements la concernant et d’en exiger la rectification au besoin.
Documents visés
La Loi sur l’accès s’applique à tous les documents que la Commission a en sa possession dans l’exercice de ses fonctions, peu importe leur forme. Toutefois, lorsque la demande concerne un document produit par un collège ou un autre organisme, la Commission fournit au requérant l’information utile lui permettant de rejoindre facilement le collège ou l’organisme en question (article 48). Enfin, la Commission n’a pas l’obligation de créer un nouveau document, par exemple, un rapport statistique ou un document synthèse en réponse à une demande.
Certains documents à caractère public sont accessibles sans restriction. Il n’est donc pas nécessaire d’invoquer la Loi sur l’accès pour les obtenir. C’est le cas par exemple des rapports d’évaluation adressés aux collèges et de toutes les publications déjà diffusées dans le site Web de la Commission.
Obligations de la personne responsable de l’accès
La personne responsable de l’accès doit assurer l’accès aux documents de la Commission au moment opportun et veiller à ce que les renseignements personnels ne soient divulgués qu’aux seules personnes autorisées par la Loi.
Cette personne doit, avec diligence et au plus tard dans les 20 jours suivant la date de réception d’une demande, répondre à celle-ci en donnant accès au document ou au renseignement demandé ou encore, en expliquant les motifs qui font en sorte que le document ou le renseignement n’est pas accessible. En effet, il y a plusieurs restrictions au droit d’accès. Au besoin, une prolongation de 10 jours supplémentaires peut être invoquée pour traiter une demande.
Présenter une demande d’accès
Pour être recevable, une demande d’accès à un document ou à un renseignement doit être suffisamment précise pour permettre de repérer ce document ou ce renseignement. La Commission d’accès à l’information propose des modèles de lettre pour adresser une demande.
La demande doit être transmise à la personne responsable de l’accès à l’adresse suivante par la poste, par télécopieur ou par courriel :
Madame Nathalie Savard
Directrice et secrétaire générale
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Commission d’évaluation de l’enseignement collégial
888, rue Saint-Jean, 4e étage, bureau 400
Québec (Québec) G1R 5H6
Téléphone : 418 644-8028
Courriel : secretariatgeneral@ceec.gouv.qc.ca
Une demande d’accès peut être faite verbalement. Seule une décision faisant suite à une demande présentée par écrit peut faire l’objet d’une révision par la Commission d’accès à l’information.
En principe, l’accès à un document est gratuit. Cependant, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés. Lorsque c’est le cas, la Commission indique préalablement le montant approximatif au demandeur.
Liens utiles
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1)
Commission d’accès à l’information