Diffusion de l’information
En vertu du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels (A-2.1, r.2), la Commission d’évaluation de l’enseignement collégial est tenue de diffuser, sur son site Web, une série d’informations et de documents. Cette obligation s’inscrit dans la volonté gouvernementale d’être plus transparent envers les citoyens. Cette section vous présente les informations et les documents prescrits par le Règlement.
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c.c-A2.1) reconnaît également aux citoyens, en plus du droit d’accès aux documents, le droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent et la correction de ces renseignements s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la Loi. Pour pouvoir exercer ces droits, consultez la section Accès à l’information.
De par la nature de son mandat, la Commission ne prend pas de décisions concernant les droits des administrés.
Toutefois, en vertu du Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics, elle s’est dotée d’un Code d’éthique et de déontologie des membres de la Commission d’évaluation de l’enseignement collégial. Le code a été actualisé en juin 2015.
En 2008-2009, la Commission a formalisé ses pratiques déontologiques relatives aux évaluations qu’elle conduit dans les collèges dans un code élaboré à l’intention des personnes agissant à titre d’experts au sein de ses divers comités en soutien à ses opérations d’évaluation. Ce document a été mis à jour en décembre 2014.
Le Code d’éthique et de déontologie à l’intention des personnes agissant à titre d’experts pour la Commission d’évaluation de l’enseignement collégial a été actualisé en septembre 2021.
La Commission doit déposer à l’Assemblée nationale son rapport annuel de gestion et son plan stratégique. Ces documents sont déjà accessibles dans le site Web de la Commission, à la section Publications :
- Rapports annuels de gestion
- Plans stratégiques
Depuis le 1er avril 2015, le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels oblige la Commission à diffuser les documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès à l’information, accompagnés de la décision anonymisée de la personne responsable de l’accès. Cette diffusion doit être faite dans les 5 jours suivant l’envoi de la réponse au demandeur.
Les demandes visées par cette obligation sont présentées de la plus récente à la plus ancienne.
Utilisation des routeurs de la marque ¨TP_Link Technologue Co¨
Transmission de la réponse : 2025-02-13
Diffusion sur le site Web : 2025-02-21
Collecte de données sur la représentativité dans les organismes publics du Québec
Transmission de la réponse : 2023-12-15
Diffusion sur le site Web : 2023-12-15
Transmission de la réponse : 2023-01-24
Diffusion sur le site Web : 2023-02-17
Représentativité minorités visibles et ethniques
Transmission de la réponse : 2022-12-12
Diffusion sur le site Web : 2022-12-22
Représentativité minorités visibles et ethniques
Transmission de la réponse : 2021-10-18
Diffusion sur le site Web : 2021-10-20
Salaires supérieurs à 100 000$
Transmission de la réponse : 2021-08-16
Diffusion sur le site Web : 2021-08-16
Activités indispensables
Transmission de la réponse : 2020-05-04
Diffusion sur le site Web : 2020-05-04
Information sur la main d’œuvre
Transmission de la réponse : 2020-02-18
Diffusion sur le site Web : 2020-02-19
Genre et appartenance religieuse de avocats et notaires
Transmission de la réponse : 2020-02-04
Diffusion sur le site Web : 2020-02-04
Plan directeur en ressources informationnelles
Transmission de la réponse : 2019-12-17
Diffusion sur le site Web : 2019-12-19
Salaires supérieurs à 100 000$
Transmission de la réponse : 2018-09-17
Diffusion sur le site Web : 2018-09-18
Bonis accordés en 2015-2016
Transmission de la réponse : 2016-08-24
Diffusion sur le site Web : 2016-09-14
Reddition de comptes en matière de développement durable pour les années 2008-2009 à 2014-2015
Transmission de la réponse : 2016-01-12
Diffusion sur le site Web : 2016-01-15
Tous les rapports d’évaluation et les autres documents produits par la Commission sont déjà déposés sur son site Internet, à la section Portrait de la réussite dans le réseau des collèges publics et privés subventionnés – Évolution des indicateurs et faits marquants de 2000 à 2013 (2014)
- Premier cycle d’évaluation de l’efficacité des systèmes d’assurance qualité des collèges québécois : Rapport d’évaluation sur le processus suivi lors de la vague de validation (2014) : Rapport d’observation produit par madame Geneviève Le Fort de l’Agence suisse d’accréditation et d’assurance qualité.
- Rapport d’observation – Audit de la qualité – OAQ 2013-2014 – Université de Neuchâtel (2014)
Rapport d’observation par madame Céline Durand, présidente.
Conformément aux dispositions de l’article 76 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Commission garde à jour l’inventaire des fichiers de renseignements personnels qu’elle détient.
Les fichiers de cette nature détenus par la Commission découlent tous de la réalisation de son mandat.
Experts
Pour l’assister dans ses travaux, la Commission fait appel à des experts reconnus pour leur compétence dans l’enseignement collégial ou dans le domaine de connaissances lié à une opération d’évaluation. Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont les coordonnées au travail et, à la demande de certains experts, celles à la maison parce qu’il est plus facile de les y rejoindre (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de cellulaire, adresse de courriel).
Ces renseignements sont conservés dans le système d’information et de gestion de la Commission et regroupés selon les opérations d’évaluation. L’accès au fichier est autorisé pour les catégories de personnes suivantes : la directrice et secrétaire générale, la coordonnatrice responsable de la logistique, le commissaire et la secrétaire du commissaire responsable d’une opération (liste des experts recrutés pour l’opération sous leur responsabilité seulement), les administrateurs du système et la technicienne en administration. Enfin, les données sont conservées depuis la création de cette fonctionnalité du système en 2007. Le Calendrier de conservation des documents précise les délais et les règles de conservation de ces données sur support informatique.
Employés
Les renseignements sur les membres du personnel de la Commission concernent l’identité, l’emploi, l’éducation et la santé et sont, pour une part, conservés dans le système d’information et de gestion (identité et santé) et pour l’autre part, sur supports informatiques et papier (emploi, éducation et santé). Dans le cas des renseignements personnels contenus dans le système, chaque employé a accès uniquement à sa propre fiche. Les membres du personnel suivants ont accès aux renseignements : la directrice et secrétaire générale et les adjointes exécutives et administratives (à des fins de gestion) et les administrateurs du système d’information et de gestion (renseignements sur support informatique seulement).
Information transmise par courriel
Les personnes qui adressent des demandes d’information à la Commission par courriel transmettent aussi, à l’occasion, leurs coordonnées personnelles à la maison ou au travail. La réponse de la Commission – qui inclut toujours le contenu de la demande – est conservée et classée selon le sujet. La directrice et secrétaire générale, la responsable des communications, la technicienne en information et une adjointe administrative ont accès à ces informations. Le Calendrier de conservation des documents précise les délais et les règles de conservation de ces données sur support informatique.
Abonnements
Abonnés au bulletin de veille de la Commission
La personne qui souhaite recevoir le bulletin de veille de la Commission, aura simplement à s’abonner en entrant son adresse courriel dans le champ prévu à cet effet.
La liste d’abonnés de la Commission comprend quelque 150 noms et dans plus de 80% des cas, l’adresse courriel fournie est celle au travail.
La responsable des communications, la technicienne en information, le responsable de l’informatique et le technicien ont accès à ces informations.
Quand une personne souhaite ne plus recevoir les bulletins de veille de la commission, elle peut en faire la demande et son courriel sera retiré ou elle peut le faire à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement situé au bas des courriels.
Sécurité
Pour tous les fichiers de renseignements personnels détenus par la Commission sur supports papier ou électronique, des mesures de sécurité sont prises pour en assurer la protection :
- contrôle de l’accès aux locaux par carte d’accès;
- classeurs fermés à clé pour certains types de documents;
- destruction sécuritaire des documents sur place;
- destruction sécuritaire des supports informatiques;
- environnement réseau sécurisé et accès sécurisé aux fichiers;
- journalisation de certaines actions;
- signature par tous les membres du personnel concerné, d’une déclaration d’engagement à la confidentialité.
Seule la Commission a accès à ces fichiers et aucun d’entre eux n’est transmis à l’extérieur. Le Calendrier de conservation des documents précise les délais et les règles de conservation de ces données sur support informatique.
Conformément à l’article 5 de la Directive No 4-80 du Conseil du trésor concernant certains engagements de 25 000 $ et plus et les règles relatives aux paiements faits sur le fonds consolidé du revenu (R.P.G. 9-2-4-2), les ministères et organismes ont la responsabilité de transmettre mensuellement au Secrétariat du Conseil du trésor une liste des engagements financiers de 25 000 $ et plus pris au cours du mois précédent. Cette liste est ensuite acheminée à la Commission de l’administration publique de l’Assemblée nationale.
En application du paragraphe 13 de l’article 4 du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels, la liste des engagements financiers de la Commission apparaît ci-dessous. Jusqu’en mars 2024, les engagements financiers de plus de 25 000 $ de la Commission étaient intégrés à liste des engagements ceux du ministère de l’Enseignement supérieur.
Engagements financiers de plus de 25 000 $
2025
2024
L’organigramme détaille la structure administrative de la Commission. Il comprend le nom et les titres du personnel de direction ou d’encadrement ainsi que ceux de l’ensemble du personnel.
Le plan de classification est une structure hiérarchique et logique constituée de rubriques dans lesquelles sont présentés les processus et les activités de la Commission. Il s’agit d’un outil de classement facilitant le repérage des documents et l’exercice du droit d’accès à l’information. Il n’y a donc pas d’hyperliens permettant un accès direct à un document ou à un dossier.
Le plan de classification de la Commission a été adopté en novembre 2009. Il est mis à jour au besoin.
Les activités sont présentées du général au particulier et comportent deux catégories de processus :
- les processus administratifs (codification 1000 à 7000);
- les processus d’opération (codification 8000 à 9000).
La Commission n’est responsable d’aucun projet de règlement publié dans la Gazette officielle du Québec
Voir à la fin de cette page
La Loi sur l’accès autorise certaines communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, mais elle oblige les organismes publics à tenir un registre dans lequel sont consignés la nature ou le type de renseignement communiqué, la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication, la fin pour laquelle le renseignement est communiqué, l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication de renseignements à l’extérieur du Québec ainsi que la raison justifiant cette communication (article 67.3).
La Commission ne transmet pas de renseignements personnels à d’autres organismes et ne tient donc pas de registre à cet effet.
La Commission n’a pas le mandat de constituer des registres publics.
POUR UN GOUVERNEMENT PLUS TRANSPARENT
Conformément au Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels, les renseignements liés aux dépenses de la Commission sont les suivants:
Frais de déplacement du personnel
Frais de déplacement des experts
Activités de réception et frais d’accueil
Frais de participation à une activité de formation, un colloque ou un congrès
Contrats de formation
Contrats de publicité et de promotion
Contrats de télécommunication mobile
Bail de location d’espaces occupés par la Commission
RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX DÉPENSES LIÉES À DES PERSONNES
Frais de déplacement au Québec
Frais de déplacement hors Québec (Canada)
Frais de déplacement à l’étranger
Dépenses de fonction
2024-2025
Salaires, indemnités et allocations
L’article 22 de la Loi sur les contrats des organismes publics stipule que les contrats de plus de 25 000 $ doivent faire l’objet d’une diffusion.
Les avis et les documents d’appels d’offres, lorsqu’il y en a, sont diffusés dans le Système électronique d’appels d’offres (SEAO).
Les renseignements relatifs aux contrats de formation, aux contrats de publicité et de promotion de même que ceux relatifs aux contrats de télécommunication mobile se retrouvent dans la Procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes, prévue à l’article 21.0.3 de la Loi sur des contrats des organismes publics (LCOP). Les entreprises sont invitées à en prendre connaissance afin de connaître les modalités retenues par la Commission à cet égard.
Toute plainte à ce sujet doit être transmise par voie électronique à la directrice secrétaire générale de la Commission à l’adresse suivante :
La Commission n’a pas le mandat d’administrer des programmes ou de dispenser des services directs aux citoyens.
Reddition de comptes publiques en ressources informationnelles
Aux fins de la reddition de comptes prévue à l’article 16.7 de la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (LGGRI), la Commission publie les faits saillants de la contribution des ressources informationnelles à la réalisation de sa mission pour le dernier exercice financier terminé.
Apport des ressources informationnelles
L’équipe dédiée aux ressources informationnelles agit en soutien à la réalisation du mandat, des opérations d’évaluation et des autres activités de la Commission. Elle assure notamment le fonctionnement du système d’information, des sites intranet et Web, de la messagerie et du Portail numérique en plus de veiller à la mise en place des améliorations nécessaires.
Principaux projets
En 2023-2024, des efforts considérables ont été déployés pour l’avancement du projet de migration vers l’infonuagique de toutes les données hébergées sur les serveurs internes de la Commission. Cette initiative vise à satisfaire aux exigences gouvernementales relatives à la consolidation des centres de traitement informatique (CCTI). Parmi les infrastructures qui sont en phase finale de transfert vers une nouvelle plateforme infonuagique, on compte :
- la mise en place d’un intranet pour le personnel;
- le transfert des fichiers en réseau vers des bibliothèques de documents;
- la gestion des archives internes de documentation;
- le catalogue du centre de documentation.
En outre, la refonte du système d’information de la Commission est en cours de développement et devrait être complétée en 2025.
Dépenses et investissements
Dépenses selon le type de ressources informationnelles
Durant l’année 2023-2024, la Commission a consacré 103 779 $ pour assurer le développement et la mise à jour de ses ressources informationnelles.
Dépenses et investissements réels en ressources informationnelles en 2023-2024
a. Interventions en ressources informationnelles constituant des projets en ressources informationnelles au sens de l’article 16.3 de la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement.
b. Toutes autres interventions en ressources informationnelles, récurrentes et non récurrentes, qui ne constituent pas des projets en ressources informationnelles au sens de l’article 16.3 de la Loi