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La Commission

Diffusion de l'information et protection des renseignements personnels

En vertu du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, les organismes publics sont obligés de diffuser, dans leur site Web, tous les documents prescrits par le Règlement. Cette obligation s'inscrit dans la volonté gouvernementale d'offrir plus de transparence aux citoyens.

La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels reconnaît également aux citoyens, en plus du droit d'accès aux documents, le droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent et la correction de ces renseignements s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la Loi. Pour pouvoir exercer ces droits, consultez la section "Accès à l’information".

Documents prescrits par le Règlement

Organigramme

L'organigramme détaille la structure administrative de la Commission. Il comprend le nom et les titres du personnel de direction ou d'encadrement ainsi que ceux de l'ensemble du personnel. Il est également possible de rejoindre chaque membre du personnel de la Commission via la page "Pour nous joindre".

Responsable de l'accès à l'information

La page Accès à l'information et protection des renseignements personnels donne des renseignements généraux sur les modalités de l'accès à l'information et les coordonnées de la personne responsable.

Plan de classification des documents

Le plan de classification est une structure hiérarchique et logique constituée de rubriques dans lesquelles sont présentés les processus et les activités de la Commission. Il s'agit d'un outil de classement facilitant le repérage des documents et l'exercice du droit d'accès à l'information. Il n'y a donc pas d'hyperliens permettant un accès direct à un document ou à un dossier.

Le plan de classification de la Commission a été adopté en novembre 2009 et sa mise en application s'échelonnera de décembre 2009 à juillet 2010.

Les activités sont présentées du général au particulier et comportent deux catégories de processus :

  • les processus administratifs (codification 1000 à 7000) ;
  • les processus d'opération (codification 8000 à 9000).

Inventaire des fichiers personnels

Conformément aux dispositions de l'article 76 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Commission garde à jour l'inventaire des fichiers de renseignements personnels qu'elle détient. Actuellement, la Commission a cinq (5) fichiers de cette nature qui découlent tous de la réalisation de son mandat :

Registre des communications de renseignements personnels

La Loi sur l’accès autorise certaines communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, mais elle oblige les organismes publics à tenir un registre dans lequel sont consignés la nature ou le type de renseignement communiqué, la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication, la fin pour laquelle le renseignement est communiqué, l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de renseignements à l'extérieur du Québec ainsi que la raison justifiant cette communication (article 67.3).

La Commission ne transmet pas de renseignements personnels à d'autres organismes et ne tient donc pas de registre à cet effet.

Études et rapports de recherche ou de statistiques d'intérêt pour le public

Tous les rapports d'évaluation et les autres documents produits par la Commission sont déjà déposés dans son site Web, à la section "Publications". Lorsque la Commission produira ou fera produire des études et rapports de recherche ou de statistiques considérés d'intérêt pour la réalisation de sa mission et pour l'information du public, elle les rendra publics, tel que prescrit par le Règlement. Jusqu'à maintenant, elle n'a pas produit de tels rapports ou études.

Documents transmis dans le cadre d'une demande d'accès et d'intérêt pour le public

La Commission a retenu comme critères de l'intérêt pour l'information du public le caractère général de l'information contenue dans un document transmis, le caractère d'actualité du document, le caractère inédit de l'information ainsi que la possibilité de comprendre le document sans mise en contexte.

À compter du 29 novembre 2009, elle déposera dans cette section les documents transmis qui répondent aux critères retenus. Les documents portant sur les conditions de travail du personnel de la Commission et ceux dont l'information serait dépassée ou qui ne présenteraient plus d'intérêt avec le passage du temps ne respecteraient pas ces critères et, de ce fait, ne seraient pas déposés.

Registres publics

La Commission n'a pas le mandat de constituer des registres publics.

Services et programmes offerts

La Commission n'a pas le mandat d'administrer des programmes ou de dispenser des services directs aux citoyens.

Documents servant à la prise de décision sur les droits des administrés

De par la nature de son mandat, la Commission ne prend pas de décisions concernant les droits des administrés.

Toutefois, en vertu du Règlement sur l'éthique et la déontologie des administrateurs publics, elle s'est dotée (en 2000) d'un code de déontologie des membres de la Commission. Le code est revisé annuellement et modifié au besoin. Il a été amendé en 2007.

En 2008-2009, la Commission a formalisé ses pratiques déontologiques relatives aux évaluations qu'elle conduit dans les collèges dans un code élaboré à l'intention des personnes agissant à titre d'expert au sein des comités de visite, des comités consultatifs ou de tout autre comité créé dans le cadre de ses opérations d'évaluation.

Projets de règlement publiés à la Gazette officielle du Québec

La Commission n'est responsable d'aucun projet de règlement gouvernemental.

Renseignements relatifs aux contrats

L'article 22 de la Loi sur les contrats des organismes publics stipule que les contrats de plus de 25 000 $ doivent faire l'objet d'une diffusion.

Les avis et les documents d'appels d'offres, lorsqu'il y en a, sont diffusés dans le Système électronique d'appels d'offres (SEAO).

Liste des engagements financiers

Les organismes publics doivent fournir à tous les mois la liste de leurs engagements financiers au Contrôleur des finances et ce dernier l'achemine à l'Assemblée nationale (Paragraphe 7.1 de l'article 5 de la Directive numéro 4-80 prise par la décision C.T. nº 128500 du 26 août 1980).

Une entente entre la Commission d'évaluation de l'enseignement collégial et le ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie lui permet de faire appel aux ressources du ministère en cette matière et c'est donc ce dernier qui transmet au Contrôleur des finances l'information concernant les engagements financiers de la Commission.

Documents déposés à l'Assemblée nationale

La Commission doit déposer à l'Assemblée nationale son rapport annuel de gestion et son plan stratégique. Ces documents sont déjà accessibles dans le site Web de la Commission, à la section "Publications".

 

Dernière modification : 2014-06-10

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