Pour l’assister dans ses travaux, la Commission fait appel à des experts reconnus pour leur compétence dans l’enseignement collégial ou dans le domaine de connaissances lié à une opération d’évaluation. Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont les coordonnées au travail et, à la demande de certains experts, celles à la maison parce qu’il est plus facile de les y rejoindre (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de cellulaire, adresse de courriel).
Ces renseignements sont conservés dans le système d’information et de gestion de la Commission et regroupés selon les opérations d’évaluation. L’accès au fichier est autorisé pour les catégories de personnes suivantes : la secrétaire générale, le coordonnateur, le commissaire et la secrétaire du commissaire responsable d’une opération (liste des experts recrutés pour l’opération sous leur responsabilité seulement), les administrateurs du système et la technicienne en administration. Enfin, les données sont conservées depuis la création de cette fonctionnalité du système en 2007. Le Calendrier de conservation des documents précise les délais et les règles de conservation de ces données sur support informatique.